ЗАПРОШУЄМО НА КАВУ

Відпустка: плануємо з інструментами тайм-менеджменту

Чи було у вас коли-небудь відчуття, що використали час відпустки нераціонально? Хотіли ще стільки всього зробити, побачити, дізнатися, а вже потрібно йти на роботу? Аби потім не кусати лікті, плануйте відпустку заздалегідь! Розповідаємо, з чого почати

«Тільки не це! Планувати на роботі набридло...» — скажете ви. І така ваша реакція буде не безпідставною. Адже організм виснажився, налаштувався на відпочинок, а ви знову змушуєте його працювати. Однак зберіть силу волі в кулак і таки сплануйте відпустку. На допомогу вам — інструменти тайм-менеджменту.

Інструмент 1: колесо життєвого балансу

Перш ніж планувати відпустку, проаналізуйте головні сфери свого життя. Допоможе це зробити колесо життєвого балансу* (далі — колесо) — ефективна вправа, завдяки якій ви зрозумієте:

* Автор колеса життєвого балансу — Пол Дж. Мейєр (Paul J. Meyer), один із засновників індустрії особистісного зростання.

• із чого складається ваше життя;
• що для вас важливо насправді;
• зміни у якій сфері поліпшать ваше життя.

Аби скласти колесо, оберіть вісім сфер життя, які для вас найважливіші.

Найпоширенішими сферами життя, які визначають у колесі, є:
• здоров’я та спорт — догляд за тілом, раціональне харчування, тренування й прогулянки, активне дозвілля;
• сім’я та стосунки — спільні хобі, традиції, подорожі;
• друзі — спілкування, спільні хобі, традиції;
• фінанси — прибутки, витрати, умови життя;
• робота — зайнятість, задоволеність, кар’єрне зростання;
• творчість — захоплення, розвиток, самореалізація;
• саморозвиток — навчання, особистісне зростання, самоосвіта;
• відпочинок — сон, розваги, подорожі, творчість.

Накресліть коло. Поділіть його на вісім секторів. Напишіть над ними сфери життя, які обрали найважливішими (рис. 1). Визначте, наскільки задоволені кожною зі сфер за шкалою від 1 до 10, балів:

• 1-3 — критичне значення: поліпшуйте цю сферу;
• 4-7 — значення у межах норми: не зупиняйтеся на досягнутому;
• 8-10 — хороший показник: спробуйте «прокачати» інші сфери.

Рис. 1. Приклад оформлення колеса життєвого балансу

Зафарбуйте кожний сектор колеса на стільки балів, на скільки ви задоволені відповідною сферою життя. Не прагніть до абсолютної точності — малюйте «на око». Головне, що ви візуалізуєте рівень задоволення життям. І не хвилюйтеся, якщо важливі для вас сфери зафарбовані наполовину або й менше. Вам під силу це змінити! До того ж літо — найліпший час для цього.

Якщо ж ви всі сектори колеса зафарбували однаково і за шкалою оцінювання це значення в межах норми, вітаємо: ваше життя збалансоване! Тоді попрацюйте з усіма сферами по черзі, щоб поліпшити їх на 10-20%. Якщо ж всі сфери життя наближені до нуля, проаналізуйте, «провал» якої з них тягне вниз решту. Адже всі сфери життя взаємопов’язані. Коли виникають серйозні проблеми зі здоров’ям, то немає бажання працювати, проводити час із сім’єю або друзями. А через фінансову скруту зменшуються можливості у сферах, пов’язаних з придбанням бажаного задля внутрішньої гармонії та задоволення життям.

Отже, насамперед «прокачайте» ті сфери, які зафарбовані найменше. Оберіть два-три сектори колеса, з яких почнете. Для кожного окресліть три-п’ять цілей, які, на вашу думку, допоможуть змінити ситуацію. Однак цілі не лише окресліть, а й визначте терміни їх виконання. Бо без цього цілі будуть звичайними гаслами й не приведуть до змін.

Для сфери «Здоров’я» цілі можуть бути такими, як-от:
• сьогодні записатися в басейн і з наступного тижня плавати щовівторка та щосуботи;
• до кінця червня пройти комплексне медичне обстеження організму;
• з наступного понеділка почати бігати щоранку;
• до кінця серпня кинути курити;
• щодня їсти ягоди, фрукти, овочі, пити багато води.

Аби корегувати окреслені цілі й планувати нові, складайте колесо раз на квартал. Згодом ви помітите, як в кожній сфері відкриваються нові горизонти. Адже, коли розвиваємося ми, ростуть і наші цілі.

Інструмент 2: інтелект-карти

Спланувати відпустку можна також за допомогою такого ефективного способу структурувати, візуалізувати, обробити, репрезентувати та запам’ятати інформацію, як інтелект-карти. Зокрема, для літньої відпустки експерти рекомендують складати інтелект-карти за сферами життя. Тому згадайте цілі, які ви окреслили в колесі, і зобразіть їх у вигляді інтелект-карти.

Рис. 2. Приклад оформлення інтелект-карти «Відпочинок на морі у 2019 році»

Для цього підготуйте аркуш паперу формату А4 або А3, кольорові ручки, олівці або фломастери. Розмістіть аркуш паперу перед собою в альбомній орієнтації. По центру великими друкованими буквами напишіть заголовок. Від нього проведіть лінії-«гілки», які збігаються з розділами інтелект-карти — сферами вашого життя.

Назви блоків виділіть кольором і за потреби проілюструйте малюнками чи піктограмами. Для кожної сфери або для декількох найважливіших окресліть конкретні цілі з термінами виконання. Потім у блоках виділіть розділи і від правого верхнього кута запишіть їх назви по колу. У розділах вкажіть усю важливу інформацію у вигляді завдань. Однак не пишіть їх повністю, використовуйте лише ключові слова.

Не обмежуйте свою фантазію! Що яскравішими і цікавішими будуть інтелект-карти, то більшою є ймовірність, що за допомогою них ви виконаєте все, що запланували. На рис. 2 подано приклад оформлення інтелект-карти «Відпочинок на морі у 2018 році».

Інструмент 3: проекти

Якщо не знаєте, як заповнити розділи інтелект-карти, скористайтеся підказками Скотта Белскі (Scott Belsky)**, автора книги «Втілення ідей». Він стверджує, що будь-яку ідею можна перетворити в проект з чіткими етапами. Проектом може стати будь-яка робоча або побутова справа. Навіть така, як організація відпустки.

** Скотт Белскі — засновник і виконавчий директор Behance, компанії, яка виготовляє продукти харчування та надає послуги для творчих галузей. — Прим. ред.

Автор пропонує розбивати кожний проект на три складові:

• робочі етапи;
• додаткові матеріали;
• другорядні завдання.

+

До робочихетапів належать дії, завдяки яким ви просуваєтеся вперед. Наприклад, бронювання готелю, замовлення квитків, оформлення закордонного паспорта.

Додаткові матеріали — це будь-що, пов’язане з проектом (рекламні брошури туроператорів, сайти авіаперевізників).

До другорядних завдань належать думки та ідеї, які можуть згодитися в майбутньому. Наприклад, куди можна поїхати відпочивати наступного разу.

Отже, мета такого інструмента тайм-менеджменту — перетворити задуми в конкретні дії.

Інструмент 4: хронометраж

Коли план на літню відпустку буде готовий, може виникнути запитання: де взяти час, аби встигнути все, що запланували? Використовуйте хронометраж. Він допоможе проаналізувати, на що ви витрачаєте час протягом дня, і навчитися грамотному інвестуванню часу.

Спробуйте ввечері подумки відтворити в подробицях події минулого дня. Згадуйте всі дії і деталі:

• що і о котрій годині робили;
• чим снідали, обідали, вечеряли;
• з ким і як спілкувалися (особисто, по телефону, через інтернет);
• у що були одягнені.

Аби вам було легше ввечері згадати, спробуйте протягом дня записувати свої дії. «Побічна реакція» такого хронометражу — ви дізнаєтеся, як багато часу витрачаєте на непотрібні й непродуктивні справи: інтернет-серфінг, соцмережі й перегляд телепередач. Також ви зрозумієте, які з повсякденних рутинних справ можете делегувати членам сім’ї, звільнивши час для відпочинку або цікавіших занять. Так, у вас більше не буде відмовок на кшталт «немає часу, щоб вивчити англійську / зайнятися спортом / зробити генеральне прибирання», адже ви зафіксуєте на папері, куди насправді інвестуєте свій дорогоцінний час.

Звісно, планування — не єдина запорука щасливого й вдалого відпочинку. Однак завдяки йому ви не прогавите щось справді важливе й отримаєте задоволення від насиченого подіями та емоціями літа.